Как удачно арендовать конференц-зал

Ни одно важное мероприятие не обходится без использования специально обустроенной площадки. Конференц-зал является многофункциональной площадкой, где могут проходить конференции, презентации, концерты и торжества. Уровень проведения совещаний во многом зависит от технического оснащения этих помещений. Если уж производить хорошее впечатление на возможных партнеров, так во всем.

Зачем нужен конференц-зал

В наше время аренда зала для тренинга в Киеве– оптимальное решение в таких случаях:

  • Для встречи с коллегами по бизнесу и заказчиками фирмы.
  • Если нужно провести обучающие семинары для работников.
  • При ведении переговоров.
  • Чтобы организовать праздник и вечеринку.

Для каждого из перечисленных случаев существуют свои критерии выбора места проведения.

Выбор локации

Правильный выбор помещения обеспечивает множество преимуществ. Комфортная среда располагает партнеров к себе и позволяет быстро наладить дружеские взаимоотношения. Всегда визуальная оценка считалась главным критерием. Выделяют ряд факторов, на основе которых можно отыскать площадку:

  • адрес,
  • размеры здания,
  • удобство,
  • бюджет,
  • оборудование.

Каждый аспект можно рассмотреть отдельно.

Адрес

Найти идеальный район нелегко, но если приложить немного усилий, то вполне реально. Не стоит поглядывать в сторону пригородных зон. Это вызовет дополнительные трудности при переезде. Не каждого порадует поездка, требующая дополнительных денежных затрат и времени.

Строение в самом центре мегаполиса – также не самый желаемый вариант. На простой в пробках может уйти столько же времени, сколько и на поездку в пригород. Постоянный рев моторов будет негативно влиять и на атмосферу мероприятия.

Для неофициальных тусовок стоит выбирать местность подальше от офисов, поскольку это создает рабочую обстановку.

Размеры здания

Перед тем, как взять в аренду комнату, ее следует осмотреть. Просторная на первый взгляд переговорная может оказаться слишком большой или маленькой. Оптимальную площадь определяют на стадии организации. Если с самого начала не планируется приезд множества гостей, то большое помещение ни к чему.

Для большой аудитории не подходит зало маленькой или средней площади. Вряд ли кому-то понравится чувствовать себя на тренинге как в вагоне метро по утрам.

Прежде, чем отправляться на смотрины, рассчитайте примерное количество посетителей. По прибытии на площадку сразу станет понятно, хватит ли всем гостям метров квадратных.

Чтобы зрительно сделать современный конференц-зал шире, нужно привнести в оформление светлые оттенки. Площадь останется такой же, зато находиться в помещении будет комфортнее. А вот от кричащих оттенков лучше отказаться.

Не упускайте из виду источники света и окна. В тусклом помещении работоспособность уменьшается. Окна выступают не только в качестве источников света, но и как метод проветривания. Свежий воздух важен для нормальной мозговой деятельности. В проветренном комнате проще принять решение.

Удобство

Чтобы участники оценили организационный подход, и мероприятие стало продуктивным, стоит помнить о комфорте. Под этим понимают:

  • удобные стулья,
  • столы подходящей высоты,
  • правильно расставленная мебель,
  • кондиционер или отопление в зависимости от погоды,
  • канцелярские принадлежности для заметок,
  • приятный дизайн помещения,
  • если предусмотрен перерыв, то должно быть все необходимое для него.

В оформлении не должно быть напоминаний о Советском Союзе. Мягкие стулья должны отвечать уровню стола и размещаться на оптимальном расстоянии относительно друг дружки. Если гости будут постоянно соприкасаться, то конфликтных ситуаций не миновать.

Температурный режим стоит находиться под контролем. Гости не должны кутаться в свитера или изнемогать от жары. В зимние месяцы необходимо организовать вешалку, а летом задуматься о прохладительных напитках.

Бюджет

При ограниченных финансовых возможностях придется искать методы экономии. В таком случае не стоит гоняться за популярными конференц-сервисами. Они часто завышают цены. Есть смысл почитать отзывы в интернете или поспрашивать коллег. Наверняка кто-то из них организовывал подобные мероприятия, и знает доступные места.

Все более распространенными становятся коворкинги, предлагающие большой выбор недорогих конференц-площадок. Их преимущество состоит в том, что кофе-брейки часто уже включены в затраты.

Для большой компании, готовой выложить любую сумму за комфорт, вряд ли возникнут проблемы.

Оснащение

Так бывает, что организаторы всевозможных встреч и воркшопов выбирают площадки, которые не соответствуют запросам по техническим показателям.

Определитесь, какое оборудование пригодится для проведения встречи. Чаще всего это дисплей с большой диагональю или проектор, мультимедийные и интерактивные доски. Размеры такого оснащения выбирают, учитывая аудиторию. Оно должно быть заметным с любой точки зала.

Для выступающих потребуется сцена и трибуна с микрофонами. Так проще привлечь внимание участников и заставить их слушать.

Не лишним окажется и ноутбук. Он позволяет открывать файлы разного формата, запускать видеоролики, демонстрировать слайды и др.

Одним из самых важных требований в XXI столетии стало стабильное подключение к интернету. Особенно это актуально, если планируется трансляция онлайн. Некачественные девайсы для раздачи вай-фая могут разрушить эти идеи. Во время осмотра заранее проверьте Интернет-соединение, попробуйте запустить разные программы, проведите онлайн-трансляцию. Если трансляция не ожидается, то убедитесь, что участники мероприятия смогут выходить в сеть.

Конференции играют важнейшую роль в деятельности любой компании. В ходе таких встреч можно решить важные вопросы, продемонстрировать новые товары и услуги. Чтобы все прошло успешно, необходимо ответственно подойти к подготовке. Грамотно подобранная локация – составляющая триумфального финала.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *